Avec l'avènement de la numérisation, la plupart des entreprises ne traitent plus leurs dossiers sous forme physique. Or, cela peut avoir un impact sur l'authenticité du document. Pour y remédier, la signature électronique a été inventée. Qu'est-ce que c'est et quelles données personnelles peuvent être utilisées avec ce système ?
La signature électronique, en quelques mots !
Lorsqu'un document est établi, comme un devis, une facture ou un contrat, il doit être signé pour prouver son authenticité. Sans cette signature, l'acte ne serait pas juridiquement contraignant.
Ce système de signature, toutefois accessible sur la plateforme SAAS universign.com, pose un gros problème avec les documents dématérialisés. En effet, l'auteur de l'acte ne pourrait pas le signer à la main, puisqu'il est sous forme numérique. C'est pourquoi la signature électronique a été créée. Celle-ci doit mentionner en plus de la signature, le nom de l'auteur. Elle a la même valeur juridique que la signature physique. Ainsi, elle est infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable. La signature électronique engage également la responsabilité de l'auteur. Cela signifie que l'on peut porter plainte contre lui, s'il y a un quelconque litige lié à l'acte.
La signature électronique : un système plus pratique et plus sûr !
La signature électronique est non seulement un système pratique, mais elle est également sécurisée. D'une part, elle accélère le processus d'envoi et d'échange de fichiers. Auparavant, il fallait signer chaque document un par un, ce qui pouvait ralentir le traitement des dossiers. Avec la signature électronique, il suffit de coller sa signature sur chaque document et de l'envoyer via un mode de transfert électronique.
D'autre part, elle est aussi sûre que la signature physique. Vous n'avez donc pas à vous soucier de sa légitimité.
La signature électronique : le sort des données personnelles !
Comme la signature électronique nécessite l'utilisation de données personnelles, elle est soumise aux règles du RGPD. Ainsi, tout type de données personnelles peut être utilisé, en lien avec le secteur, comme les informations personnelles (nom, date de naissance, etc.), les données génétiques (pour le secteur médical ou de l'assurance-vie), les données professionnelles (pour le secteur des relations humaines), etc. Mais dans ce cas, l'auteur de l'acte doit assurer la confidentialité de ces données. Il ne doit donc en aucun cas les divulguer, les utiliser à d'autres fins que celles convenues et en faire un usage abusif. De même, le propriétaire des données peut avoir accès à ses données personnelles et les modifier. L'auteur du traitement peut être tenu responsable en cas de non-respect de ces règles.