Le cachet numérique, une nouvelle façon de faire des affaires

cachet numérique

Publié le : 07 juin 20237 mins de lecture

Les échanges à distance ont permis aux professionnels d’accélérer les processus et par conséquent de gagner du temps dans la conclusion des affaires. Le cachet d’entreprise numérique est un nouveau procédé qui permet d’apposer le tampon d’une entreprise sur un fichier numérique. Comment ça marche ? Quels sont les avantages de cette solution ?

Cachet électronique : c’est quoi au juste ?

Le cachet d’entreprise numérique est la version numérique d’un tampon classique. Il sert à authentifier les documents émis par les représentants d’une entreprise ou d’une entité publique. Il assure aussi l’intégrité du contenu des fichiers reçus ou envoyés par voie électronique. On parle de cachet avancé s’il permet d’identifier le titulaire du cachet, s’il est lié à ce dernier et s’il a été créé à l’aide d’un outil garantissant un niveau de confiance élevé. Toute modification ultérieure est alors facile à détecter.

Si la signature numérique engage une personne physique, le cachet d’entreprise numérique engage la responsabilité d’une personne morale. L’apposition sur les documents doit donc être réalisée par le représentant juridique de la société. En tout cas, ce type de tampon peut être appliqué sur différents types de documents : devis, factures, fiches de paie, contrats, documents divers… Par exemple, l’utilisation d’un tampon numérique est recommandée pour valider des documents officiels, pour s’identifier auprès de l’administration publique ou bien pour crypter des documents.

Quels sont les avantages du tampon numérique ?

Tout comme la signature numérique, le cachet d’entreprise au format électronique permet de donner une valeur juridique aux documents dématérialisés. Le destinataire ne peut d’ailleurs en aucun cas contester l’origine et l’intégrité. La raison ? La réalisation d’un tampon numérique avancé ou qualifié doit respecter le règlement imposé par l’eiDAS.

En outre, la version numérique peut être utilisée sur différents types de documents numériques nécessitant l’identification de l’entreprise. Elle offre un gain de temps non négligeable aux professionnels puisqu’il est désormais possible de contracter des affaires à distance. L’usage est aussi très simple. En fait, l’utilisateur n’a pas besoin d’une connaissance spécifique pour créer un cachet numérique, il suffit de suivre les consignes du fournisseur en ligne. En bref, les outils mis à disposition des personnes morales facilitent d’ailleurs les transactions et améliorent les relations avec les partenaires.

Par ailleurs, le cachet numérique permet de réduire de manière significative les coûts. En effet, il n’est plus nécessaire de se déplacer pour signer et valider les accords et les contrats ou d’imprimer des papiers. L’apposition d’un cachet numérique peut se faire à tout moment, peu importe la localisation géographique. La procédure est d’ailleurs très rapide et offre une sécurité accrue. Pour finir, le cachet électronique qualifié délivré par un pays membre de l’Union européenne a une valeur juridique auprès de tous les États membres. Il s’agit d’un fichier authentifié pouvant servir de preuve irréfutable en cas de litige.

Comment créer un cachet numérique ?

Les procédures à suivre pour signer et valider des documents en papier sont longues et fastidieuses, notamment si les deux parties se trouvent dans deux pays différents. Heureusement, à l’aide d’un outil en ligne, vous avez la possibilité d’apposer sur un document numérique un tampon ayant une valeur légale : le cachet électronique. En quelques clics seulement, les fichiers sont authentifiés et scellés au nom de l’entreprise !

Pour créer un cachet numérique, il faut a priori déterminer le responsable qui doit être une personne physique. Voilà pourquoi il faut fournir une carte d’identité ou un passeport. Un Kbis datant de moins de 3 mois est aussi exigé. Vous devez également vous adresser à un fournisseur de cachet électronique qualifié et certifié pour être sûr que le processus est conforme à la règlementation européenne.

Grâce aux outils en ligne, vous pouvez choisir l’endroit où vous souhaitez positionner le tampon sans aucune contrainte et tamponner un ou plusieurs documents seulement en quelques clics. Vous avez d’ailleurs la possibilité d’appliquer automatiquement le cachet de votre entreprise sur l’ensemble de vos fichiers à signer. Une fois que le document est prêt, il ne reste plus qu’à l’envoyer !

Signature électronique et cachet électronique : quelle différence ?

Il ne faut pas confondre la signature électronique avec le cachet numérique même s’ils reposent sur les mêmes mécanismes. En principe, la signature électronique implique un engagement de la part du signataire. Elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuelle. Attention ! Il ne s’agit pas d’un modèle scanné. Le résultat est obtenu à partir d’un procédé technique fiable via un outil électronique dédié. Quoi qu’il en soit, elle est reliée à l’identité du signataire. Par conséquent, il est possible de connaitre le créateur sans équivoque et d’avoir la certitude que le document n’a pas été modifié ultérieurement. Le cachet électronique quant à lui est réservé aux personnes morales leur permettant de s’identifier et de signer sans nécessiter l’ajout d’informations personnelles sur le représentant légal. Pour vous accompagner dans la réalisation d’un cachet ou d’une signature électronique, contactez un prestataire de confiance capable d’adapter les services aux besoins réels de votre société.

Bon à savoir : La signature électronique est interchangeable avec le cachet électronique.

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