Pour les particuliers et les entreprises, les actes juridiques, commerciaux, administratifs… sont désormais dématérialisés grâce à l’usage de signature électronique. Et même les factures sont dématérialisées. Il s’agit de factures électroniques.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture par voie électronique est une facture émise, transmise de manière rapide aux clients. Comme son nom l’indique, elle est reçue dans un format électronique structuré. Ce format permettra un traitement électronique et automatique. Tout comme une facture classique, elle doit, en effet, contenir toutes les informations obligatoires requises. Le contenu de la facture électronique doit être conforme au contenu de la facture papier qui contient exclusivement les mêmes mentions obligatoires, comme : date, identités du destinataire et de l’émetteur, numéro de la facture, quantité, numéro et taux de TVA, date de la prestation ou de la vente, montant TTC et HT et diverses pénalités prévues pour un retard de paiement. La signature électronique semble être la solution la plus simple et la plus économique.
Comment assurer une gestion sécurisée d’une facture électronique ?
Habituellement, les entreprises se soucient de la sécurité d'un tel système. Cependant, la maturité des factures électroniques nécessite une triple sécurité. Le premier est la garantie de l'authenticité du lieu d'origine, qui consiste à prouver que la personne qui a émis la facture est bien la personne indiquée dans les données de la facture. Ensuite, l'intégrité du contenu est de garantir que le contenu de la facture ne peut être modifié à aucune étape de son utilisation. Enfin, dans le temps, la lisibilité de la facture. Ainsi, une facture électronique est un document original aussi fiable qu'un document papier, avec la preuve et la preuve d'un cachet électronique. Ici, la dématérialisation est plus sûre que la facture en papier classique et est un atout indéniable.
Quels sont les avantages pour les entreprises ?
Bien que cette réforme soit obligatoire, elle apporte également de nombreux avantages aux entreprises.
- Coût : les factures électroniques sont émises plus rapidement et coûtent moins cher que les factures papier, ce qui améliore la productivité en optimisant les heures de travail.
- Sécurité et qualité : En créant une chaîne de facturation automatique, tout est géré depuis la création du devis jusqu'à la vérification du paiement. Renforcez la traçabilité des factures et assurez une comptabilité plus silencieuse. Cela s'applique également aux reçus, le traitement des factures est plus rapide et la comptabilité est automatisée.
- Améliorer les conditions de paiement : Les factures électroniques sont utiles pour le suivi des transactions, notamment la spécificité des factures reçues par les clients. La transformation numérique des factures aidera les entreprises à établir une relation plus sereine avec leurs clients.